Trong những năm gần đây, phần mềm miễn phí đã trở nên ngày càng phổ biến. Có rất nhiều phần mềm miễn phí có sẵn cho nhiều mục đích khác nhau, từ chỉnh sửa ảnh đến chơi game. Tuy nhiên, liệu việc sử dụng mô hình phần mềm miễn phí có thật sự miễn phí?

Một số người cho rằng phần mềm miễn phí là hoàn toàn miễn phí, không phải trả bất kỳ khoản phí nào. Họ cho rằng việc sử dụng phần mềm miễn phí không phải trả tiền cho việc tải xuống, cài đặt hoặc sử dụng phần mềm.

Tuy nhiên, quan điểm này là chưa hoàn toàn chính xác. Trên thực tế, việc sử dụng mô hình phần mềm miễn phí vẫn có những chi phí đi kèm, dù trực tiếp hay gián tiếp. Khoản chi phí này có thể ở ngưỡng “chi trả được” với các công ty nhỏ bé, nhưng đối với các tổ chức, doanh nghiệp lớn thì có lẽ con số này sẽ nhân lên gấp bội lần.

1. Các mô hình phần mềm miễn phí hiện nay:

1.1. Phần mềm Tự do và Mã nguồn mở:

• Free software (hay Libre software)

• Có thể có hoặc không có mã nguồn.

• Mang nghĩa tự do (không hẳn miễn phí), được sử dụng, sao chép, phân phối, sửa đổi (nếu có mã nguồn).

• Phần mềm được phân phối theo các điều khoản cho phép người dùng chạy phần mềm cho bất kỳ mục đích nào cũng như nghiên cứu, thay đổi và phân phối phần mềm cũng như mọi phiên bản phù hợp.

• Open source software

• Có mã nguồn, được sử dụng, sao chép, phân phối, sửa đổi theo quy định trong giấy phép. 

• Mang nghĩa nhóm nhiều người có thể cùng nhau phát triển dựa trên mã nguồn được cung cấp, cho phép bất cứ ai cũng có thể xem, chỉnh sửa, thay đổi hoặc sử dụng mã nguồn này để phát triển ra các phần mềm khác. 

• FOSS (Free and open source software)

• Vừa là free software lẫn open source software.

Lợi ích và Hạn chế khi sử dụng Phần mềm Tự do và Mã nguồn mở

1.2. Phần mềm dạng dịch vụ miễn phí (Freemium software):

• Sử dụng miễn phí theo tài khoản, phần mềm cung cấp miễn phí phiên bản cơ bản, nhưng người dùng phải trả phí để sử dụng các tính năng cao cấp hơn.

• Chủ yếu đáp ứng nhu cầu phần mềm chạy trên nền web.

• Xuất phát điểm từ trào lưu “Phần mềm như dịch vụ” (SaaS - Software as a Service).

Lợi ích và Hạn chế khi sử dụng Phần mềm dạng dịch vụ miễn phí

2. Các chi phí mà doanh nghiệp thật sự phải trả khi sử dụng mô hình phần mềm miễn phí:

2.1. Chi phí về nhân lực

Phần mềm miễn phí không có nghĩa là hoàn toàn không tốn kém chi phí. Một trong những chi phí lớn nhất của việc sử dụng phần mềm miễn phí là chi phí nhân lực.

Khi sử dụng phần mềm miễn phí, doanh nghiệp phải bỏ ra nguồn lực đáng kể để tìm hiểu và nghiên cứu cách sử dụng phần mềm. Nhân viên IT cần dành thời gian để đọc tài liệu, tham gia các diễn đàn cộng đồng và tự mày mò để hiểu rõ cách phần mềm hoạt động.

Ngoài ra, do phần mềm miễn phí thường kém ổn định và thiếu tài liệu hỗ trợ chính thức, nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình sử dụng. Nhân viên IT phải dành nhiều thời gian để khắc phục sự cố và xử lý các lỗi phát sinh.

Tất cả những công sức này đều ảnh hưởng lớn tới năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí nhân công ẩn sau phần mềm miễn phí có thể lên tới hàng trăm triệu mỗi năm tùy theo quy mô sử dụng.

2.2. Chi phí tích hợp và bảo trì

Mặc dù phần mềm miễn phí có vẻ như không tốn kém gì, nhưng thực tế có rất nhiều chi phí ẩn về mặt tích hợp và bảo trì hệ thống.

Khi bạn sử dụng một giải pháp phần mềm miễn phí, bạn sẽ phải tự tích hợp nó vào hệ thống hiện tại của công ty. Điều này đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật và thời gian đáng kể từ đội ngũ CNTT của bạn. Họ cần nghiên cứu tích hợp phần mềm đó vào cơ sở hạ tầng và ứng dụng hiện có, đồng bộ dữ liệu, kiểm tra tính tương thích và xử lý bất kỳ sự cố nào phát sinh.

Ngoài ra, phần mềm miễn phí cũng đòi hỏi nhiều công việc bảo trì và nâng cấp hơn so với phần mềm thương mại. Do không có nhà cung cấp hỗ trợ, đội ngũ CNTT phải tự giám sát các bản cập nhật, vá lỗi bảo mật và khắc phục sự cố. Họ phải dành nhiều thời gian hơn để duy trì hoạt động ổn định của phần mềm miễn phí.

Như vậy, chi phí nhân lực cho tích hợp và bảo trì phần mềm là điều khó có thể tránh khỏi. Các công ty cần lưu ý rằng phần mềm miễn phí không thật sự miễn phí về mặt nhân sự CNTT.

2.3. Chi phí nâng cấp

Phần mềm miễn phí thường cho phép doanh nghiệp sử dụng phiên bản hiện tại mà không mất phí. Tuy nhiên, khi có phiên bản mới được phát hành, doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí để nâng cấp lên phiên bản đó.

Các nhà phát triển phần mềm miễn phí thường tạo ra các phiên bản mới thường xuyên, khoảng 6-12 tháng một lần. Nếu muốn luôn sử dụng phiên bản mới nhất, doanh nghiệp sẽ phải chi trả khoản phí nâng cấp này thường xuyên. Mức phí có thể thay đổi tùy theo từng nhà phát triển phần mềm.

Như vậy, mặc dù ban đầu sử dụng phần mềm miễn phí, nhưng về lâu dài doanh nghiệp vẫn phải chi trả một khoản phí định kỳ để nâng cấp lên các phiên bản mới nhằm duy trì tính năng và bảo mật của phần mềm. Chi phí này cần được tính đến khi quyết định chọn giải pháp phần mềm miễn phí.

2.4. Chi phí cho tính năng cao cấp

Phần mềm miễn phí thường chỉ cung cấp các tính năng cơ bản. Nếu muốn sử dụng các tính năng cao cấp hơn như báo cáo tùy chỉnh, tích hợp API, quản lý người dùng tinh vi hơn, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí.

Các nhà phát triển phần mềm miễn phí thường có các gói nâng cấp cao cấp để mở khóa những tính năng này. Chi phí cho các gói nâng cấp này có thể tương đương hoặc thậm chí cao hơn so với phần mềm thương mại.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm miễn phí, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng xem liệu các tính năng cơ bản có đáp ứng được nhu cầu hay không. Nếu cần nâng cấp lên các tính năng cao cấp hơn, chi phí bổ sung cho việc này cần được tính đến để đánh giá chi phí thực tế của việc sử dụng phần mềm miễn phí.

2.5. Chi phí cho dịch vụ hỗ trợ

Đa số phần mềm miễn phí chỉ cung cấp hỗ trợ cơ bản thông qua diễn đàn, tài liệu trực tuyến hoặc cộng đồng. Nếu doanh nghiệp gặp sự cố nghiêm trọng hay cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, họ sẽ phải trả phí cho các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ các công ty tư vấn, với mức phí hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn đô la mỗi giờ tùy thuộc vào mức độ phức tạp.

Doanh nghiệp cần cân nhắc liệu họ có đủ nguồn lực nội bộ để vận hành và khắc phục sự cố cho phần mềm miễn phí hay không. Trong nhiều trường hợp, chi phí cho hỗ trợ chuyên nghiệp có thể vượt quá chi phí ban đầu của một giải pháp trả phí.

2.6. Chi phí huấn luyện

Phần mềm miễn phí thường không đi kèm tài liệu hướng dẫn chi tiết hay dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần tự đầu tư thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm.

Cụ thể, cần có khóa đào tạo bài bản, có chương trình và thời gian cụ thể để nhân viên làm quen với các tính năng và quy trình làm việc của phần mềm. Nhân viên IT cần dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng tài liệu và tự đào tạo bản thân trước khi có thể hỗ trợ và hướng dẫn người dùng khác. Điều này đòi hỏi nguồn nhân lực và thời gian đáng kể từ phía doanh nghiệp.

Chi phí huấn luyện nhân viên sử dụng là một khoản đầu tư không nhỏ mà doanh nghiệp cần tính đến khi lựa chọn phần mềm miễn phí. Nếu không có chi phí huấn luyện thích hợp, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian làm quen với phần mềm, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc.

Phần mềm miễn phí có vẻ là một giải pháp hấp dẫn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, các chi phí ẩn sau đó lại khá đáng kể. Nhìn chung, mặc dù không mất chi phí ban đầu, nhưng trong dài hạn việc sử dụng phần mềm miễn phí vẫn khiến doanh nghiệp phải bỏ ra khá nhiều nguồn lực về thời gian, nhân lực và tiền bạc. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ càng chi phí và lợi ích để đưa ra quyết định phù hợp với năng lực và nhu cầu thực tế của mình.

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp khi lựa chọn các phần mềm để phục vụ công tác quản trị, Tư vấn VietEz đã kết hợp cùng ICT4D Việt Nam phát triển phần mềm quản trị nhân sự toàn diện HROffice, mang đến cho người dùng một sản phẩm công nghệ với giá trị tư vấn chuyên môn cao. HROffice được thiết kế đầy đủ các chức năng trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về mặt chuyên môn nghiệp vụ cũng như về mặt kỹ thuật. Doanh nghiệp không còn phải đau đầu về việc xây dựng các hệ thống quy trình hay vất vả trong việc kết hợp các quy trình đó trên các sản phẩm khác nhau về một mối, bởi tất cả các bước từ quản lý nhân sự, tuyển dụng - đào tạo, quản lý công việc, đánh giá hiệu suất, đánh giá năng lực cho tới lương 3P và đãi ngộ đã được thiết lập sẵn trên phần mềm, người dùng chỉ cần đăng nhập trên nền tảng web là có thể ngay lập tức sử dụng.

HROffice - Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .